پورتال سازمانی: دروازهای به دنیای اطلاعات و خدمات سازمانی هوشمند!
پورتال سازمانی، یک وبسایت یا بستر آنلاین است که توسط سازمانها ایجاد میشود تا به داخلیها (کارکنان، مدیران و سایر اعضای سازمان) و خارجیها (مشتریان، شریکان تجاری، عموم مردم و ...) ارائه اطلاعات و خدمات کند. ویژگیهای اصلی پورتال سازمانی عبارتند از:
امنیت: پورتال سازمانی باید دارای نظام امنیتی قوی باشد تا اطلاعات حساس سازمان و کاربران را حفاظت کند. این امنیت میتواند از طریق رمزنگاری، کنترل دسترسی، شناسایی دو عاملی و فناوریهای امنیتی دیگر به دست آید.
اتصال و تعامل: پورتال سازمانی باید به اعضای سازمان امکان برقراری ارتباط با یکدیگر و سیستمهای دیگر در سازمان را بدهد. این شامل ابزارهایی مانند ایمیل، چت، سیستم مدیریت اسناد، سامانههای CRM و ERP و سایر ابزارهای همکاری و تعاملی است.
دسترسی به اطلاعات: پورتال سازمانی باید به کاربران اجازه دسترسی به اطلاعات مهم و ضروری را بدهد. این شامل اخبار و اعلانهای سازمانی، مستندات و سندها، راهنماها و آموزشها، گزارشات و آمارها و سایر اطلاعات سازمانی میشود.
خدمات آنلاین: پورتال سازمانی میتواند خدمات آنلاینی نظیر درخواست مرخصی، پشتیبانی آنلاین، ثبت سفارشها، پرداخت صورتحساب و ... را فراهم کند. این امکانات به کاربران کمک میکند با سهولت و کمترین زمان و تلاش از خدمات سازمان بهرهبرداری کنند.
پیگیری و پشتیبانی: پورتال سازمانی به کاربران اجازه میدهد وضعیت درخواستها را پیگیری کنند و از طریق چت یا تماس تلفنی پشتیبانی را دریافت کنند. همچنین، نصب برنامهها و بهروزرسانیها نیز در این پورتال قابل انجام است.
این تنها چند ویژگی اصلی پورتال سازمانی است و بسته به نیازهای سازمان، ویژگیهای دیگری نیز ممکن است مورد استفاده قرار گیرند.
ویژگیهای صفحه اصلی پورتال
صفحه اصلی مهمترین صفحه در پورتال سازمانی است، این صفحه میتواند تفاوت بین کاربران نهایی شما در جستجوی بقیه پورتالها یا تصمیم به عدم ورود به پورتال شما شود. یادتان باشد شما وقت و منابع ارزشمندی را برای ساخت آن صرف کردید.
از خودتان بپرسید؛
کاربران نهایی به چه عملکردی نیاز دارند؟
به عنوان مثال صفحه اصلی پورتال جامعه، پرتال اعضا، پورتال آموزشی یا پرتال مدرسه بسیار متفاوت خواهند بود زیرا در خدمت مخاطبان مختلفی است که به دلایل مختلفی از این پورتال استفاده میکنند.
- طرح پورتال شما چقدر قوی است؟
- آیا صفحه و حوزه کاری شما را به خوبی نشان میدهد؟
- آیا نمایش خوبی برای اخبار و فیلمها و سایر وجود دارد؟
اگر محتوای زیادی برای نمایش دارید باید به فهرست سریع پیوندها اضافه کنید.
سهولت دسترسی به اطلاعات، شلوغی کمتر، طراحی ساده
آیا میتوان بلافاصله اطلاعات مهم را مشاهده کرد یا کاربران باید به پایین صفحه مراجعه کنند؟
در طراحی پورتال سازمانی بهتر است که از طراحی آکاردئون برای کاهش اضافه بار اطلاعات استفاده شود.
- چه مقدار محتوای واقعی برای هر بخش نمایش داده میشود و آیا نیاز به کاهش دارد؟
- آیا به یک منوی سمت راست یا چپ اضافی با پیوند به منابع مهم نیاز دارید؟
اهمیت محتوا و اسناد در پورتال سازمانی
محتوا به عنوان قلب پورتال شما است. به خاطر داشته باشید پورتال شما پشتیبانی و سادهسازی فرایند مدیریت محتوا به ویژگیها و قابلیتها را نیاز دارد.
از خودتان بپرسید؛
- آیا شرکت طراحی پورتال شما میتواند نسخههای قبلی صفحه را بازیابی کند، آیا این امکان به طور کلی ممکن است؟
- آیا لازم است که تاریخ شروع و تاریخ انقضا را به مقالات و اسناد اضافه کنید؟
- آیا برچسب برای محتواهای منتشر شده برای شما وجود دارد؟
جستجو کردن در پورتال سازمانی
قابلیت جستجو برای پورتالها بسیار مهم است زیرا مخاطبین را سریعتر به اطلاعات مورد نظرشان میرساند.
از خودتان بپرسید؛
- جستجو خارج از چهارچوب چقدر برای پورتال سازمانی شما تاثیر دارد؟
- آیا طراح پورتال شما جستجو را بر اساس دستها و برچسبها اصلاح کرده است؟
- آیا لازم است چندین دسته و برچسب ها همزمان برای پورتال سازمانی شما ایجاد شود؟
برخی از راه حلها همچنین شما را قادر میسازند جستجو برای همه محتوا یا فقط محتوا را در پوشههای خاص برای امنیت بیشتر طبقه بندی کنید.
کاربرد خبرنامه
خبرخوان میتواند نقطه کانونی محتوای پورتال شما باشد میتوان از آنها برای جمع آوری مطالب مختلف استفاده کرد
از خودتان بپرسید؛
- آیا لازم به ایجاد چندین خبرخوان برای جمعآوری اخبار، پستهای وبلاگ، اطلاعیهها، بررسیها، تغییر در محصولات خدمات و راهنمای مفید است؟
- آیا این اخبار به راحتی خوانده میشوند؟
استفاده از اعلانها در طراحی پورتال
اعلانها همچنین یک روش عالی برای به دست آوردن اطلاعات مهم کاربران است مانند فرمهای جدید برای پر کردن یا پرداختهای انجام شده است.
از خودتان بپرسید؛
- آیا لازم به نمایش اعلانها در پورتال شما است؟
- آیا میتوانید اعلانها را به صفحات دیگر یا اطلاعات اضافی پیوند دهید؟
- آیا لازم به شخصیسازی برای کاربران خاص وجود دارد؟
نقش فرمها و گردش کار در پورتال
فرمها و گردش کار برای پورتالها قابلیتهای فوق العاده قدرتمندی برای سادهسازی و خودکار کردن کارهای قبلی و زمانبندی را دارند.
شخصی سازی در طراحی پورتال
تجربه طراحی پورتال و محتوای ارائه شده برای استفاده مداوم از آن، باید مرتبط باشد، این امر باعث کاهش و اضافه بار اطلاعات میشود.
به یاد داشته باشید که در طراحی صفحات مهمترین اطلاعات در اول نمایش داده میشوند.
ویژگیهای شبکههای اجتماعی در پورتالهای سازمانی
پورتالهای سازمانی مانند پورتال شرکتهای معدنی، ابزارهایی را به کاربران برای همکاری در شبکههای اجتماعی ارائه میدهد که ارتباط و همکاری بین کاربران نهایی و همچنین با سازمان شما را بهبود میبخشد.
- به چه ابزارهایی در شبکههای اجتماعی میتوانید دسترسی پیدا کنید؟
- طیف وسیعی از این ابزارها میتواند شامل توانایی در رتبه بندی و اظهارنظر در مورد محتوا، وبلاگها، ویکیها، جریان فعالیتهای نظرسنجی پروفایلهای اجتماعی و امکان دنبال کردن سایر کاربران باشد. این ابزارها چه ویژگیهایی را برای بهبود تجربه کاربر ارائه میدهند؟
- آیا میتوانید از طریق فعالیتها جستجو کنید تا سریعتر پیوندها یا سایر اطلاعات را پیدا کنید؟
- آیا میتوانید سطح دسترسی را برای پورتال طوری تنظیم کنید که فقط کاربران انتخاب شده بتوانند محتوای تولید شده توسط کاربر خاص را ببینند؟
این موضوع کاربران را قادر می سازد تا به طور ایمن در مورد بحث و تبادل اطلاعات استفاده کنند.