طراحی پورتال سازمانی
• ویژگی‌های صفحه اصلی
صفحه اصلی مهمترین صفحه در پورتال سازمانی است، این صفحه می‌تواند تفاوت بین کاربران نهایی شما در جستجوی بقیه پورتال‌ها یا تصمیم به عدم ورود به پورتال شما شود. یادتان باشد شما وقت و منابع ارزشمندی را برای ساخت آن صرف کردید.
از خودتان بپرسید؛
کاربران نهایی به چه عملکردی نیاز دارند؟
به عنوان مثال صفحه اصلی پورتال جامعه، پرتال اعضا، پورتال آموزشی یا پرتال مدرسه بسیار متفاوت خواهند بود زیرا در خدمت مخاطبان مختلفی است که به دلایل مختلفی از این پورتال استفاده می‌کنند.
- طراح سایت شما چقدر قوی است؟
- آیا مارک تجاری شما را به خوبی نشان میدهد؟
- آیا نمایش خوبی برای اخبار و فیلم‌ها وجود دارد؟
اگر محتوای زیادی برای نمایش دارید باید به فهرست سریع پیوندها اضافه کنید.
سهولت دسترسی به اطلاعات، شلوغی کمتر، طراحی ساده
آیا می‌توان بلافاصله اطلاعات مهم را مشاهده کرد یا کاربران باید به پایین صفحه مراجعه کنند؟
در طراحی پورتال سازمانی بهتر است که از طراحی آکاردئون برای کاهش اضافه بار اطلاعات استفاده شود.
- چه مقدار محتوای واقعی برای هر بخش نمایش داده می‌شود و آیا نیاز به کاهش دارد؟
- آیا به یک منوی سمت راست یا چپ اضافی با پیوند به منابع مهم نیاز دارید؟
• اهمیت محتوا و اسناد در پورتال سازمانی
محتوا به عنوان قلب پورتال شما است. به خاطر داشته باشید پورتال شما پشتیبانی و ساده‌سازی فرایند مدیریت محتوا به ویژگی‌ها و قابلیت‌ها را نیاز دارد.
از خودتان بپرسید؛
- آیا شرکت طراحی وب سایت یا پورتال شما می‌تواند نسخه‌های قبلی صفحه را بازیابی کند، آیا این امکان به طور کلی ممکن است؟
- آیا لازم است که تاریخ شروع و تاریخ انقضا را به مقالات و اسناد اضافه کنید؟
- آیا برچسب برای محتواهای منتشر شده برای شما وجود دارد؟
• جستجو کردن
قابلیت جستجو برای درگاه‌ها بسیار مهم است زیرا مخاطبین را سریع‌تر به اطلاعات مورد نظرشان می‌رساند.
از خودتان بپرسید؛
- جستجو خارج از چهارچوب چقدر برای پورتال سازمانی شما تاثیر دارد؟
- آیا طراح پورتال شما جستجو را بر اساس دست‌ها و برچسب‌ها اصلاح کرده است؟
- آیا لازم است چندین دسته و برچسب ها همزمان برای پورتال سازمانی شما ایجاد شود؟
برخی از راه‌حل‌ها همچنین شما را قادر می سازند جستجو برای همه محتوا یا فقط محتوا را در پوشه‌های خاص برای امنیت بیشتر طبقه بندی کنید.
• کاربرد خبرنامه
خبرخوان می‌تواند نقطه کانونی محتوای پورتال شما باشد می توان از آنها برای جمع آوری مطالب مختلف استفاده کرد
از خودتان بپرسید؛
- آیا لازم به ایجاد چندین خبرخوان برای جمع‌آوری اخبار، پست‌های وبلاگ، اطلاعیه‌ها، بررسی‌ها، تغییر در محصولات خدمات و راهنمای مفید است؟
- آیا این اخبار به راحتی خوانده می‌شوند؟
• استفاده از اعلان‌ها در طراحی پورتال سازمانی
اعلان‌ها همچنین یک روش عالی برای به دست آوردن اطلاعات مهم کاربران است مانند فرم‌های جدید برای پر کردن یا پرداخت‌های انجام شده است.
از خودتان بپرسید؛
- آیا لازم به نمایش اعلان‌ها در پورتال سازمانی شما است؟
- آیا می‌توانید اعلان‌ها را به صفحات دیگر یا اطلاعات اضافی پیوند دهید؟
- آیا لازم به شخصی‌سازی برای کاربران خاص وجود دارد؟
• تاییدیه‌ها در طراحی پورتال سازمانی
تاییدیه‌ها این امکان را برای شما فراهم میکند که از کاربر بخواهید با پیامی که در پورتال گذاشته شده موافقت کند یا خیر؟
از این طریق می‌توانید رضایت کاربران خود را برای شرایط و ضوابط جدید یا سایت‌های جدید خود بگیرید.
از خودتان بپرسید؛
- آیا نمایش پیام‌ها برای کاربران مختلف در سایت یا پورتال سازمانی طراحی شده برای شما لازم است؟
- آیا گزارش‌های دقیق و ردیابی تاییدیه‌ها مانند کاربرانی که مقاله را تایید نکردند و دسترسی ندارند برای شما مهم است؟
• نقش فرم‌ها و گردش کار
فرم‌ها و گردش کار برای پورتال‌ها قابلیت‌های فوق العاده قدرتمندی برای ساده‌سازی و خودکار کردن کارهای قبلی و زمانبندی را دارند.
• شخصی سازی پورتال سازمانی
تجربه طراحی پورتال و محتوای ارائه شده برای استفاده مداوم از آن، باید مرتبط باشد، این امر باعث کاهش، اضافه بار اطلاعات می‌شود.
به یاد داشته باشید که در طراحی صفحات مهمترین اطلاعات در اول نمایش داده می‌شوند.
• ویژگی‌های شبکه‌های اجتماعی در پورتال‌های سازمانی
پورتال‌های سازمانی مانند پورتال شرکت‌های معدنی، ابزارهایی را به کاربران برای همکاری در شبکه‌های اجتماعی ارائه میدهد که ارتباط و همکاری بین کاربران نهایی و همچنین با سازمان شما را بهبود می‌بخشد.
- به چه ابزارهایی در شبکه‌های اجتماعی می توانید دسترسی پیدا کنید؟
طیف وسیعی از این ابزارها می‌تواند شامل توانایی در رتبه بندی و اظهارنظر در مورد محتوا، وبلاگ‌ها، ویکی‌ها، جریان فعالیت‌های نظرسنجی پروفایل‌های اجتماعی و امکان دنبال کردن سایر کاربران باشد. این ابزارها چه ویژگی‌هایی را برای بهبود تجربه کاربر ارائه می‌دهند؟
آیا می‌توانید از طریق فعالیت‌ها جستجو کنید تا سریع‌تر پیوندها یا سایر اطلاعات را پیدا کنید؟
آیا می‌توانید سطح دسترسی را برای پورتال طوری تنظیم کنید که فقط کاربران انتخاب شده بتوانند محتوای تولید شده توسط کاربر خاص را ببینند؟
این موضوع کاربران را قادر می سازد تا به طور ایمن در مورد بحث و تبادل اطلاعات استفاده کنند.
«برای اطلاع از امکانات و قیمت پورتال سازمانی دکمه زیر را انتخاب کنید»
• ادغام با سیستم‌های دیگر یا موجود
همانطور که قبلاً ذکر شد یک پورتال دروازه‌ای برای سیستم‌ها و فرآیندهای دیگر فراهم میکند و همچنین شامل بخش‌های بین سازمانی است که تجربه را برای همه مخاطبانی که با سازمان شما تعامل دارند متعهد میکند.
یک پورتال خوب باید بتواند با سیستم‌های دیگرمانند: CRM، سیستم مدیریت اطلاعات یا سیستم مدیریت یادگیری، ارتباط برقرار کند برای مثال داده‌های فروشی برای یک فروشگاه یا مکان، سیستم‌های آمارگیری خارج از سیستم وغیره.
• پویایی پورتال سازمانی
پشتیبانی خوب از تلفن‌های هوشمند و تبلت‌ها با توجه به افزایش استفاده از این دستگاه ها ضروری است.
از خودتان بپرسید؛
آیا وب سایت شما از تلفن‌های هوشمند و تبلت‌ها پشتیبانی میکند؟
• تجزیه و تحلیل در پورتال سازمانی
پورتال سازمانی باید به صورت مستمر بهبود پیدا کند، تیم طراحی پورتال سازمانی باید بتواند توسعه پورتال را انجام دهد. پورتال سازمانی باید یک رویکرد داده محور داشته باشد.
از خودتان بپرسید؛
- آیا عناصری مانند تعداد نظرات در وبلاگ‌ها، محبوب ترین اسناد بارگیری شده یا سایر معیارها برای شما مهم است؟
- آیا پورتال سازمانی شما به سیستم‌های آنالیز داده ماننده گوگل آنالیتیکس و غیره متصل است و به خوبی کار میکند؟
همیشه امنیت در کنار آیتمهای دیگر یک آیتم بسیار مهم برای تیم توسعه فن آوری آریا وندیداد بوده و هست. شرکت آریا وندیداد در تمامی مراحل طراحی انواع وب سایت و پورتال به صورت کاملا جدی، امنیت را در تمامی قسمت‌های سایت لحاظ میکند. به همین منظور ما در تمامی قراردادهای طراحی پورتال و وب سایت، به مدت 3 سال امنیت پورتال یا وب سایت شما را به صورت کاملا رایگان پشتیبانی می‌کنیم (حتی در صورت نداشتن قرارداد پشتیبانی). تیم ما بر این باور است که اعتبار شما اعتبار ما است و در صورت موفقیت حمله هکرها به وب سایت یا پورتال شما (در صورت از دست رفتن حتی کوکترین قسمت از سایت) زیر سوال بردن اعتبار شرکت ما را، به همراه دارد. به همین دلیل امنیت برای ما یک امر بسیار جدی و مهم است. در واقع ایمن سازی و تقویت تمامی پورتال‌ها و وب سایت‌ها اعم از پورتال سازمانی در برابر حملات سایبری انجام می‌شود. در نظر داشته باشید که امنیت پورتال سازمانی یک روند مداوم و یک قسمت بسیار حیاتی و اساسی از مدیریت پورتال سازمانی است.
از خودتان بپرسید؛
- آیا کنترل مجوزها و سطح دسترسی برای گروه‌های کاربر آسان است؟
- چه سطح از دسترسی در دسترس است؟
- آیا می توانید فعالیت کاربر از جمله ناشران را به راحتی ردیابی کنید؟
• ورود به سیستم SSO
با استفاده SSO در پورتال‌های وب، کاربران مجبور نیستند به طور جداگانه وارد سیستم‌های مختلف شوند. در واقع کاربر با یک اکانت به جاهای مختلفی در پورتال سازمانی دسترسی دارد.
به عنوان مثال با استفاده از آن می‌توانید فرایند کاربر را خودکار کنید.