آریا آموزش

گوگل چندین نکته مهم برای زمان دورکاری ارائه داده است تا هرچه بیشتر کارایی و همبستگی در شرایط کرونا را افزایش دهد.

به گفته جاستین بارسی بعضی از شرکت ها در مورد حضور کارمندان به طور تمام وقت به بحث و چالش می ;پردازند این در حالی است که بعضی دیگر تلاش می کنند تا سیاست های کار از راه دور یا دور کاری را اصلاح کنند و روشی را جایگزین حضور کارمندان در محل کار کنند.

یکی از شرکت هایی که می توان از آن چیزهای زیادی در مورد دورکاری آموخت گوگل است؛

مدیر اجرایی گوگل ساندارپیچای، اخیرا اعلام کرده است که به دلیل شیوع کرونا گوگل دورکاری را حداقل تا جولای 20۲۱ تمدید خواهد کرد. گوگل در سال گذشته شروع به انجام تحقیقاتی در اینباره کرده است و یک تیم با بیش از ۵ هزار کارمند را مورد بررسی قرار داده و ۱۰۰ نفر دیگر را به گروه محققان خود اضافه کرده تا بررسی تأثیرگذار و دقیقی را در اینباره ارائه دهد.

مواردی که گوگل در اینباره مورد بررسی قرار داده است عبارتند از:

• تندرستی
• کارآیی (عملکرد)
• همبستگی
• بهره وری (کارآمدی)

1- جلسات تیمی را در اولویت قرار دهید؛

جلساتی را برنامه ;ریزی کنید حتی اگر مسئله ضروری و مهمی برای بیان در تیم شما وجود ندارد تا کارکنان از نظر اجتماعی با یکدیگر تعامل داشته باشند. در ارتباطات مکتوب که رابطه گفتاری بین کارکنان وجود ندارد شوخ طبعی لحن و حرکات بدن کاملاً تاثیر خود را از دست می دهد و شادابی در ;مکالمات و ارتباطات از بین می رود. بر خلاف این موضوع وقتی جلسات مجازی برگزار می شود فرصتی را برای تاثیر گرفتن از این ویژگی را فراهم می کند؛ برای مثال: لحن، حرکات بدن، و ... تا بتوانید رابطه خوبی با هم ;تیمی ;های خود برقرار کنید.

نکته: فقط به این نکته توجه داشته باشید که جلسات زیادی را ترتیب ندهید چرا که ممکن است کارکنان احساس کنند وقت کافی برای انجام کارهای خود را ندارند.

2- علاقه شخصی خود را نشان دهید؛

از جلسات تعیین شده برای شناختن هم تیمی های خود استفاده کنید حتی اگر ممکن است، یک صبحانه یا ناهار مجازی را با هم برنامه ریزی کنید و سعی کنید هنگام سوال پرسیدن از پرسش های آزاد استفاده کنید به طور مثال به جای این که بپرسید؛

آخر هفته شما چگونه بود؟

می توانید بپرسید؛

این آخر هفته چه کار کردید؟

3- حضور داشته باشید؛

;به گفته گوگل هنگام مکالمات و ارتباطات مجازی برخی از سیگنال های ارتباطی کمرنگ می شود به خصوص وقتی میکروفون را قطع می کنید یا فقط روی لپ تاپ خود تمرکز کرده اید. توصیه هایی در اینباره وجود دارد:

• مطمئن شوید که دوربین شما روشن است تا دیگران بتوانند شما را ببینند.
• هنگامی که مشغول کاری هستید میکروفون را خاموش کنید.
• از نشانه های کلامی و غیرکلامی مانند تکان دادن سر، گفتن اوم، یا حتی بله استفاده کنید تا حضور خود را در ارتباطات نشان دهید

4- ورود به سیستم؛

گوگل پیشنهاد می کند برای برقراری ارتباط با همکاران و مطمئن شدن از فعالیت آنها از یک سلام کوتاه، پیام دلگرم کننده و یا حتی از مقاله خبری مربوط به پروژه یا یک عکس خنده دار استفاده کنید. علاوه بر این شیوه ها می توانید زمان استراحتی برای نوشیدن یک قهوه به صورت مجازی تعیین کنید تا بتوانید در مورد مسائل روزمره برنامه های آخر هفته و یا هر چیز دیگری صحبت کنید.

۵- هم تیمی های خود را بشناسید؛

گوگل بر این باور است که وقتی دور کاری می کنید نمی توانید در دنیای مجازی فقط از پیام های سریع مثل تشکر و یا کارت خوب بود استفاده کنید، سعی کنید با فرستادن پیام تشکر به آن ها، به صورت شخصی انگیزه بیشتری بدهید و یا با فرستادن جملات انگیزشی آنها را تشویق کنید.

۶- از همکاران برای مشارکت بهره بگیرید؛

شرکت در جلسات گروهی در محیط های مجازی می تواند برای افراد درونگرا بیشتر چالش برانگیز باشد رهبر تیم باید سعی کند این افراد را وارد مکالمه و بحث کند و به آنها فرصتی برای گفتگو بدهد.

7- هنجارها (خط مشی ها) را مشخص و تنظیم کنید؛

به گفته گوگل مشخص بودن انفجارها در تیم باعث ایجاد سرگرمی در گروه می شود بنابراین باید تمام دستورالعمل ها و هنجارها، کاملا واضح و مشخص بیان شوند.

هنجارها شامل موارد زیر هستند؛

• انتظارات موجود برای پاسخ دادن به ایمیل، پینگ
• میزان زمان لازم برای انجام کاری
• در نظر گرفتن ساعت فعالیت کاری و ساعات غیر کاری در روز
• اگر عضوی از تیم در دسترس نباشد چه زمانی باید برای گرفتن پاسخ از سمت این همکار اقدام کنیم

بهترین راه برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات هر چند وقت یکبار با هم در تماس باشید چشم انداز گسترده برای کمک به هم تیمی های خود برای رسیدن به یک هدف بزرگتر داشته باشید.

تمام این دستورالعمل ها باید به صورت مستند و مکتوب در اختیار تمامی کارکنان قرار گیرد تا استرس همکاران را کاهش یابد و میزان بهره وری و کارآمدی افراد را افزایش دهد.

۸- از رسانه مناسب استفاده کنید؛

گوگل بر این باور است که برقراری ارتباط، از طریق ارسال پیام و یا تلفن می تواند مناسب باشد اما ارتباط ویدیویی برای بحث هایی که از حساسیت بیشتری برخوردار هستند و یا دارای جزئیات بیشتری هستند بهترین شیوه ارتباط است.